Veinte preguntas que hacer en la demo antes de contratar un software para tu club

La demo de un software de gestión dura cuarenta minutos y casi siempre la lleva alguien que domina el producto y que, con toda la buena intención, te enseña lo que mejor funciona. Sales con la sensación de que todo está resuelto. Luego llega septiembre, metes a 180 socios, intentas pasar a cobrar las cuotas y descubres que la pregunta que no hiciste era precisamente la que importaba.

En un club de base la decisión de cambiar de herramienta no la toma un departamento de compras: la toma una junta de voluntarios que seguramente repetirá el proceso dentro de tres o cuatro años, cuando cambie la directiva. Por eso conviene ir a la demo con un guion escrito y no dejarse llevar por la pantalla bonita. Las veinte preguntas que siguen están agrupadas por bloques para que podáis repartíroslas entre la persona de tesorería, la de secretaría y quien coordine equipos.

Antes de entrar: cómo empezar la temporada

El primer día de uso real no es cuando firmas, es cuando migras. Y ahí es donde muchos clubes se atascan.

1. ¿Cómo entran mis datos actuales?

Pregunta directamente si puedes importar tu base de socios desde un Excel o un CSV y pide ver el proceso en vivo, no una captura. Interesa saber qué columnas admite, qué pasa con los campos que no encajan y si alguien del proveedor te ayuda en la primera carga o te dejan solo con un botón de "importar".

2. ¿Qué pasa con los IBAN y los mandatos SEPA que ya tengo firmados?

Si llevas años domiciliando recibos, tienes mandatos SEPA en vigor. Pregunta si esos mandatos se pueden reutilizar o si cada familia tendrá que volver a autorizar la domiciliación. La respuesta cambia por completo el trabajo de arranque: no es lo mismo importar una lista que perseguir 200 firmas en agosto.

3. ¿Cuánto tiempo real lleva poner el club en marcha?

Pide un plazo concreto en semanas y pregunta quién hace qué. Un club de fútbol con diez equipos y uno de patinaje con una escuela no arrancan igual.

El bloque que decide todo: los datos son tuyos

Este es el apartado que casi nadie pregunta y el que más duele cuando se ignora. El software gestiona la información de menores, de familias y de cuentas bancarias. Hay que tener clarísimo de quién es eso y cómo sale.

4. ¿De quién son los datos?

Que te lo digan con palabras sencillas: el club es el responsable del tratamiento y el proveedor es el encargado. Pregunta si existe un contrato de encargado de tratamiento firmado, porque el RGPD lo exige cuando un tercero trata datos personales por cuenta de tu club.

5. ¿Puedo exportar todo cuando quiera, sin pedir permiso?

La prueba del algodón. Pide ver el botón de exportación con tus propios ojos. ¿Sale la base de socios completa? ¿El histórico de pagos? ¿En qué formato, CSV, Excel? Un proveedor que te deja sacar tus datos cuando quieras es un proveedor que no te retiene por las malas.

6. ¿Dónde se alojan los datos y qué pasa si hay una brecha?

No hace falta ser técnico. Basta con preguntar si los datos están en servidores de la Unión Europea y qué protocolo siguen si hay un incidente de seguridad, porque tú como club tendrías obligación de notificarlo.

Cómo se cobra a las familias

Aquí es donde el software justifica su cuota mensual o la deja en evidencia. Dedícale la mitad de la demo.

7. ¿Cómo paga la familia exactamente?

Que te enseñen la pantalla que ve un padre. Tarjeta, domiciliación SEPA, ambas. Pregunta si hay prenotificación antes del cargo, es decir, si a la familia se le avisa de que el día tal se le pasará el recibo. Eso reduce muchísimo las devoluciones.

8. ¿Quién paga la comisión y cuánto es?

Todo cobro con tarjeta tiene un coste. Pide el número exacto y, sobre todo, pregunta quién lo asume: ¿se suma al recibo de la familia o sale del club? En OneClub, por ejemplo, cobrar las cuotas de los socios con su pasarela tiene un 3 % por cobro con un mínimo de 0,35 €, que por defecto se suma al recibo de la familia y el club recibe el importe íntegro, aunque el club puede decidir asumirlo. Si prefieres usar el TPV Redsys de tu propio banco, la comisión la pone tu banco y no OneClub. Pregunta siempre por las dos vías y pide el desglose por escrito.

9. ¿Qué pasa con un recibo devuelto?

La primera semana de octubre volverán recibos por saldo insuficiente o cuenta cancelada. Pregunta cómo lo ves en el panel, si el sistema te avisa, y si puedes reintentar el cobro o reclamar a la familia desde la propia herramienta sin montar un Excel aparte.

10. ¿Se emiten facturas automáticamente?

Si tu club necesita emitir factura de las cuotas o las inscripciones, comprueba que se generen solas y que la familia pueda descargarlas desde su portal.

11. ¿Puedo cobrar cosas puntuales además de la cuota?

Una equipación, la salida de fin de temporada, la rifa. Pregunta si puedes lanzar un cobro suelto o abrir una inscripción con pago sin depender de la cuota recurrente.

Quién ve qué: permisos por rol

Un club no es una persona. Es una junta que rota, unos coordinadores y unos entrenadores que no deberían ver los datos bancarios de nadie.

12. ¿Puedo dar acceso a un entrenador sin que vea los pagos?

Pide que te muestren los distintos roles. Un entrenador debería poder gestionar su convocatoria y su equipo sin acceder a la tesorería. Si todo el mundo ve todo, tienes un problema de protección de datos esperando a ocurrir.

13. ¿Qué ve y qué hace una familia desde su portal?

Mira la vista del socio. ¿Puede actualizar su propio teléfono, descargar su justificante de pago, consultar las inscripciones de sus hijos? Cuanto más resuelva la familia sola, menos WhatsApp a las once de la noche para la secretaría. El portal del socio es precisamente la parte que más carga quita a la directiva cuando funciona bien.

14. ¿Cómo se gestionan las familias con varios hijos?

En clubes de base es lo normal. Pregunta si una familia se agrupa bajo una misma cuenta con varios jugadores o si tienes que crear fichas sueltas que luego nadie entiende.

Soporte cuando de verdad lo necesitas

El soporte no se prueba en enero. Se prueba el 3 de septiembre, con 300 inscripciones abiertas y el teléfono echando humo.

15. ¿Qué canal de soporte hay y en qué horario?

Correo, teléfono, chat. Pregunta el tiempo de respuesta medio y si hay alguien al otro lado en temporada alta de inscripciones, que es cuando todo arde a la vez.

16. ¿El soporte lo da gente que conoce clubes?

No es lo mismo un centro de atención genérico que alguien que entiende qué es una convocatoria o por qué una inscripción de temporada se abre en junio. Pregúntalo sin rodeos.

17. ¿Hay formación para la nueva junta?

Porque la habrá. Mira la siguiente sección.

El cambio de junta y la salida

Lo que distingue una decisión madura de un flechazo es pensar en el final antes de empezar.

18. ¿Qué pasa cuando cambia la directiva?

En un club amateur la junta rota cada pocos años. Pregunta cómo se transfiere el acceso de administrador, si el conocimiento queda en la herramienta o en la cabeza del tesorero que se va, y qué documentación hay para que la persona nueva no empiece de cero.

19. ¿Hay permanencia y cómo doy de baja el servicio?

Pregunta si te atan con contrato de permanencia y cómo se cancela. Un servicio sin permanencia te da margen para probar una temporada y decidir con datos. Aprovecha para repasar la tarifa publicada y comprobar que el precio no depende del número de socios, porque si crece con cada ficha, el coste se te dispara justo cuando más socios tienes.

20. Si me voy, ¿me llevo mis datos y mi club se queda operativo?

Cierra el círculo de la pregunta 5. Confirma que, el día que decidas marcharte, sales con tu base de socios, tu histórico de pagos y tus mandatos en un formato que puedas usar en otro sitio. Que irse sea posible y sencillo es la mejor señal de que no vas a querer hacerlo.

Cómo preparar la demo para que no te la cuenten

Lleva tu propio caso. En vez de ver la demo estándar, pide que metan tus cuotas reales, tu calendario de inscripciones y tus categorías. Pregunta "¿y si una familia paga media temporada por tarjeta y media por recibo?", porque los casos raros de tu club son los que de verdad vas a vivir. Y no vayas solo: que estén la persona de tesorería y la de secretaría, porque cada una detectará el agujero de su área.

Una herramienta de gestión integral para clubes deportivos debería resolver estas veinte preguntas sin que el vendedor sude. Si en alguna se escurre, apúntalo y pídela por escrito. Y mientras decides, aprovecha para ordenar la parte económica del club con recursos como el calendario de subvenciones para clubes, que te ayuda a planificar los ingresos de la temporada con la misma anticipación con la que ahora vas a planificar la herramienta.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas personas de la junta deberían asistir a la demo?

Al menos dos: quien lleva los cobros y quien lleva la secretaría o las inscripciones. Cada una tiene un día a día distinto y hará preguntas que a la otra no se le ocurren. Si coordinas equipos, suma a esa persona para la parte de convocatorias y roles.

¿Por qué insistir tanto en la exportación de datos si acabo de contratar?

Porque la libertad de irte es lo que te protege de un mal servicio. Si puedes exportar tu base de socios y tu histórico de pagos cuando quieras, no dependes de la buena voluntad del proveedor. Comprobarlo el primer día te evita descubrirlo en el peor momento.

¿Es normal que me cobren una comisión por cada pago con tarjeta?

Sí, cualquier pasarela de pago tiene un coste. Lo importante es conocer el porcentaje y el mínimo exactos y saber quién lo asume. Pregunta también si existe la alternativa de usar el TPV de tu propio banco, en cuyo caso la comisión la pone el banco y no el software.

¿Qué hago si el proveedor no quiere enseñarme un precio cerrado?

Pídelo por escrito antes de firmar, con la cuota mensual, el porcentaje por cobro, el mínimo y cualquier coste de implementación. Un precio que depende del número de socios conviene simularlo con tu cifra real de socios para la temporada que viene, no con la actual.

¿Cuánto debería durar la migración antes de empezar a cobrar?

Depende del tamaño del club, pero pide un plazo concreto en semanas y quién hace cada tarea. Lo razonable es tener la base importada y una prueba de cobro hecha antes de abrir las inscripciones de temporada, no durante.

Lleva este guion impreso a la próxima demo y marca cada respuesta con un sí, un no o un "me lo manda por escrito". Al terminar tendrás, por primera vez, una comparación honesta entre proveedores en lugar de un recuerdo de quién tenía la pantalla más bonita.